Nieuwe collega’s snel wegwijs maken, goed opvangen en laten kennismaken met de waarden van Pro Persona. Dat is kortgezegd het doel van het introductiebeleid. Hoe de praktijk van alledag is bespreken we met een paar collega’s in het Wolfhezense gras.

Door Hanneke Sizoo

Scroll naar beneden om het artikel te lezen

Trots

Een warme zomermiddag. Een Brabants tafelkleedje. Kannen water voor de dorst en een pak stroopwafels voor de verleiding. ‘Hebben wij een introductiebeleid?’, zegt John verbaasd. ‘Als ik dat geweten had, dan had ik er mee gewerkt. Binnen Langdurende Zorg Ouderen (LZO) hebben we zelf een inwerkprogramma.’ 

Het is meteen duidelijk: Dat er beleid, richtlijnen en tips zijn voor de inwerkperiode van nieuwe medewerkers, is niet bij iedereen bekend. 

Angelique: ‘Toch is het belangrijk de kaders te kennen, waarin de missie en visie verwoord staan. Een paar keer per jaar organiseren we een centrale introductiebijeenkomst voor alle nieuwe medewerkers. Dat wordt gewaardeerd. Een van de programmaonderdelen is de vertoning van de film Fish. Je ziet het personeel van een viskraam aan het werk, de trots, de passie en het plezier spatten er vanaf. Het maakt ook duidelijk hoe belangrijk het is elkaars taal te spreken. De film dient als voorbeeld: zo willen we met klanten omgaan.’

Visie

Jan Willem: ‘Ik vind trots zijn op je werk een belangrijke waarde. Ik heb bewust werk gezocht in een branche die mij aansprak, waarbij ik het gevoel heb: Dat ik daar voor mag werken! Dit is een bijzondere plek. Je doet hier voor de samenleving relevant werk.’ Jan Willem vraagt zich wel af of het realistisch is om alle 3500 medewerkers doordrongen te laten zijn van de visie en missie. Introductie mag wat hem betreft vooral gericht zijn op teamniveau, daar wordt het verschil gemaakt. Marieke: ‘Maar de visie is de basis van waaruit wij werken. Iedereen wil goede zorg bieden. Zo ingewikkeld is die visie niet.’

Inwerken

Hoe hebben jullie je eerste periode ervaren, is de vraag aan de twee nieuwe medewerkers. John: ‘Als flexer ben ik ingewerkt door collega’s en werd ik goed opgevangen. Voor het overige geldt: ik weet mijn weg te vinden. Op Intranet is een hoop informatie voorhanden.’ Jan Willem: ‘Ik heb er nu vier weken opzitten, de ontvangst tot nu toe geeft me een goed gevoel. De wereld buiten de afdeling leren kennen, dat duurt natuurlijk wat langer.’ 

Angelique Maakgoed (43), HR-adviseur voor Multicomplexe Zorg in Wolfheze, sinds 2001 in dienst bij Pro Persona.

Marieke Starink (45), zorgmanager bij Phoenix. Sinds 2001 werkzaam voor Pro Persona. Eerst bij de Pompestichting, sinds vijf jaar in Wolfheze.

John de Jong (31), kwam in 2015 binnen als flexkracht. Is nu senior verpleegkundige bij Triade.

Jan Willem Bakker (40), werkt sinds 1 juli 2016 als senior communicatieadviseur in Wolfheze.

De eerste opvang

Angelique: ‘Het is belangrijk dat er op de eerste werkdag iemand voor je is. Die weet dat je komt, die je naam kent. Nieuwe medewerkers zijn vaak zoekende, is mijn ervaring. Dus ik neem de tijd en geef uitleg. Ook al past dat niet helemaal in de tijdgeest.’ 

Marieke: ‘Ik zorg ervoor dat medewerkers boven de bezetting werken en dat er een inwerkprogramma is. Je wordt aan iedereen voorgesteld, je krijgt een werkplek met alle faciliteiten, er wordt verteld bij wie je moet zijn voor wat. Onze inzet is je een welkom gevoel te geven. Als leidinggevende moet je er zijn. Maar ik laat het team de dingen doen die ze zelf kunnen. 

Het doel is dat nieuwe medewerkers snel over basiskennis beschikken, zodat ze een vroege dienst kunnen opstarten en na vier dagen als tweede dienst inzetbaar zijn. Aan het einde van iedere dienst informeren we of het oké is. We gebruiken een checklist zodat we snel duidelijk krijgen of en zo ja, waar de lacunes zitten en of het nodig is het ‘boven de bezetting werken’ te verlengen. Na drie weken volgt een beoordeling.’

Na een maand

‘Na een maand, dan begint pas het echte inwerken,’ vertelt John. ‘In het werkoverleg staat steevast op de agenda hoe het gaat met de leerlingen en de nieuwe medewerkers. Wat valt op, gaat het goed?’

Marieke: ‘In een inwerkperiode hoef je het eigenlijk niet meer over de capaciteiten van een medewerker te hebben. Daar heb je eerder op geselecteerd, dat zit wel goed. Het gaat dan meer om: Proactief zijn. Elkaar aanspreken op gedrag. Doen wat je zegt.’

Zo doen wij het hier

De vraag is of we voldoende gebruik maken van de verbazing en kennis van nieuwe medewerkers, of dat we teveel vasthouden aan ‘Zo doen wij het hier.’ Jan Willem: ‘Je kunt trots zijn op een rijk verleden, maar het kan ook in de weg zitten.’

Marieke: ‘Lang werken bij Pro Persona lijkt bijna beschamend, terwijl er ook kracht uit spreekt. Geef je ruimte aan nieuwe opvattingen, of ga je mee in hoe het altijd was. De kracht van allebei benoemen, dat zou de cultuur moeten zijn.’ 

Ander type nieuwe medewerkers

De nieuwe groep medewerkers is een ander type, vindt Angelique. ‘Zij zijn meer in staat tot persoonlijk leiderschap. Ze zijn positief kritisch, leggen de vinger op de zere plek. Zijn open over wat ze niet goed vinden en minder autoriteitsgevoelig.’ 

Marieke: ‘De nieuwe lichting medewerkers is ook minder comfortabel. Zij hebben korte contracten. Opvallend is het lage ziekteverzuim onder deze groep. Zij kunnen of willen zichzelf niet permitteren om ziek te zijn.’

Te veel zwerven

Wat kunnen we doen om het introductiebeleid aan te scherpen? Angelique: ‘Een beter draaiboek. Een wegwijzer, waar je alles kunt vinden. Medewerkers zwerven te veel, zij zijn onwetend en gaan van hot naar her om hun vraag beantwoord te krijgen. Dat frustreert. Het moet duidelijk zijn bij wie ze terecht kunnen. Wie wat doet. En, geef goede uitleg aan de professionals over registratiesystemen, maar ook over H@RP en het verzuimsignaal. Wij laten nieuwe collega’s vrij snel los, we zouden ze meer bij de hand kunnen nemen. Zorg dat iedereen een maatje heeft om op terug te vallen.’

Blije Pro Persona-doos

Nieuw binnen komen moet je vieren, vindt Marieke. ‘Maak een blije start. Heet iemand welkom. Dat begint al met het eerste mailtje waarin je ‘met genoegen’ laat weten dat je met hem of haar in zee gaat.’ 

John: ‘Misschien is een blije Pro Persona-doos een optie?’ Gelach. ‘Een warm bad-gevoel is fijn, maar het is ook je eigen verantwoordelijkheid om je weg te vinden. Even een voorbeeld: gisteren was het snoeiheet, op de radio hoorde ik dat er een weeralarm werd afgegeven. Wat een betutteling, denk ik dan. Je voelt toch zelf hoe warm het is en dat je misschien maatregelen moet treffen. Waar is de eigen verantwoordelijkheid.’

Marieke: ‘Wat John zegt is tekenend voor de jongere generatie die binnenkomt. Zij zijn proactief, doen het zelf want een ander doet het niet.’ Jan Willem: ‘Ook een vorm van persoonlijk leiderschap.’

Interne mobiliteit

Marieke: ‘Nog een tip: Wat mij betreft mag er meer aandacht zijn voor interne mobiliteit. Interne medewerkers die switchen van werkplek zijn ook nieuwe medewerkers, met dito behoefte. Denk dan niet te snel: die kent het hier wel. Want er zijn binnen Pro Persona grote verschillen. We hebben mobiliteit immers hoog in het vaandel staan, dus moeten we het ook goed doen.’